最近因為實習的原因,有幸參與中華兩岸知識技能交流協會主辦的「亞太會展人才培育營 Watermelon Camp」。
以一個活動策展人的角度來看,這個活動像是一個讓你身歷其中的實驗,用激發你身上所有感官的方式,體驗一個「會議」能夠創造的所有可能性。當一個會議現場沒有任何座位,與會者會有什麼反應?當你是以矇眼的方式進入一個會議現場,你會如何回應周遭傳來的訊息?這些經驗都將感變你對於會議的既定想法。
整場活動有一個隱藏的活動主題 _「馬戲團」,這個主題隱藏在活動最後一天的presentation dress code中(以我的細心程度當然是沒有發現lol),活動主辦單位也很用心的邀請了前太陽馬戲團團員陳星合擔任第一個session的講者。陳星合也是2013 TEDxTaipei年會的講者(video link),這次從電腦螢幕前來到現場,隔著不到1公尺的距離聽他演講,除了補齊當年在聽完他的talk心中對於故事細節的疑惑,尤其時在他面對四年漫長等待入團的過程,也親眼見證了來自太陽的雜耍能力。
有趣的是,不管是當時在宿舍聽著他的talk,或是這次現場聽到,對於一句話印象就是特別深刻:
以一個活動策展人的角度來看,這個活動像是一個讓你身歷其中的實驗,用激發你身上所有感官的方式,體驗一個「會議」能夠創造的所有可能性。當一個會議現場沒有任何座位,與會者會有什麼反應?當你是以矇眼的方式進入一個會議現場,你會如何回應周遭傳來的訊息?這些經驗都將感變你對於會議的既定想法。
整場活動有一個隱藏的活動主題 _「馬戲團」,這個主題隱藏在活動最後一天的presentation dress code中(以我的細心程度當然是沒有發現lol),活動主辦單位也很用心的邀請了前太陽馬戲團團員陳星合擔任第一個session的講者。陳星合也是2013 TEDxTaipei年會的講者(video link),這次從電腦螢幕前來到現場,隔著不到1公尺的距離聽他演講,除了補齊當年在聽完他的talk心中對於故事細節的疑惑,尤其時在他面對四年漫長等待入團的過程,也親眼見證了來自太陽的雜耍能力。
有趣的是,不管是當時在宿舍聽著他的talk,或是這次現場聽到,對於一句話印象就是特別深刻:
我們都比想像中的自己,還要勇敢
就在這個talk的激勵中,我們展開三天的策展之旅。
三天的營隊活動,環繞在三大主題當中:Meeting and MICE , Meeting Design, Destination Marketing。這裡就分享這三個主題的筆記以及一些個人想法。
三天的營隊活動,環繞在三大主題當中:Meeting and MICE , Meeting Design, Destination Marketing。這裡就分享這三個主題的筆記以及一些個人想法。
Meeting and MICE
What is MICE?
會展(Meetings, incentives, conferencing, exhibitions,簡稱 MICE),就是含括會議(Meetings and Conferencing)、獎勵旅遊(Incentives)、展覽(Exhibitions)與活動(Events)的產業。會展策劃涉及不同範疇,從最初的主題構思、行銷企劃、協力廠商接洽、視覺計畫與場地及室內設計工程、乃至於招商及推廣,實為企劃、設計與行銷管理之結合。 From wiki
Why do we need meetings? 幹嘛要開會?
六大原因:
- Learning 學習
- Networking 社交、建立人脈
- Motivation 動機 ex.Team Building
- Decision Making 決策 ex.APEC
- Alignment 聯盟 ex.氣候高峰會, EXPO
- Rituals 儀式 ex.開閉幕典禮, 頒獎典禮
Meeting Design
這一部份也是我在這個營隊最期待的一個部分。這個部分的帶領主要是由Mike van der Vijver ,他也是整個營隊的靈魂人物、國際知名的meeting designer。 這部分因為Chuan Vicky Chuan大大筆記實在做得太好,所以主要是以他的筆記加上我自己的一點點心得。(先跪謝Chuan Vicky Chuan大大)
首先,先定義會議的目的:
Meeting: people getting together to achieve something.
再來,我們來審思目前我們大家參加的會議,問題在哪裡?
現在太多會議都採default way(預設)舉辦,所有會議看起來都大同小異,效率也不太高(無法達到期望目標)。會議的Content (內容)應該才是我們要著重的重點。
因次而帶出Meeting Design 的重要性:
Meeting Design是一門專業。這門專業就像是醫學之於醫生;工程之於工程師。因此meeting owner要辦會議時,就該找meeting designer。
然後我們就可以開始介紹Meeting Design在會議中到底施展了什麼樣的魔法!
首先,先定義會議的目的:
Meeting: people getting together to achieve something.
再來,我們來審思目前我們大家參加的會議,問題在哪裡?
現在太多會議都採default way(預設)舉辦,所有會議看起來都大同小異,效率也不太高(無法達到期望目標)。會議的Content (內容)應該才是我們要著重的重點。
因次而帶出Meeting Design 的重要性:
Meeting Design是一門專業。這門專業就像是醫學之於醫生;工程之於工程師。因此meeting owner要辦會議時,就該找meeting designer。
然後我們就可以開始介紹Meeting Design在會議中到底施展了什麼樣的魔法!
Set New Conventions 建立新的會議潛規則
Meeting Designer 做的非傳統上organize(舉辦)會議那麼簡單,要讓以下三者面面俱到:
- Content 內容,這次的會議到底關於什麼主題?先做好功課,找專家來briefing
- Meeting Owner’s Objectives 會議主辦方的目標為何?為什麼要辦這場會議?
- Participants 與會者是誰?他們想要什麼?先找幾個可能的與會者做些訪談(ex. 做問券),多半就能發現與會者的期待和需求
如何讓與會者開始講話,認識彼此?
這部分是以活動方式直接體驗會議安排造成的效果。
- sit in circles 圍成圓圈坐,不擺桌子
- 請大家起身走動,當講者/主持人說停時,跟最近的人自我介紹,並指定聊一個主題 (ex. 與他聊聊你的寵物) 30秒
如何讓會議變有趣?
找到衝突點,納入兩邊意見。ex. 舉辦一個關於兒童肥胖問題的會議,與其找一堆專家來演講,不如找有肥胖問題的小孩和他們的家長,一起進行對談,看看該怎麼做改變
Strong emotion is key to behavior change.
在會議進行時讓與會者體驗到不同的情緒(感動、興奮、害怕...),自然能讓他們記下資訊,做出改變。例如在一場討論職場安全的會議,一開始請一位40多歲過重的員工,和一位80歲的芭蕾舞者在台上共舞,從兩者肢體靈敏度的對比讓觀眾深刻意識到過重對於職場上來說的潛在風險。
這部分是我這次營隊中感受最深的一件事。對我而言,策展的過程就好像是一個引導,引導與會者去接收到我們所要傳達的訊息。因此策展本身是一個手段、一個容器,重點還是在傳達的訊息本身。而Mike點出,如果想要有效的讓與會者接收到訊息,重點是要如何與與會者的情感有所連結,一言以蔽之,就是
“Without emotions, people won’t remember.”
SMART
任何一個會議目標都必須符合以下五點:
- Specific:目標必須具體 ex.希望辦一個好的會議,多好?怎樣叫好?
- Measurable:必須是可以衡量的 ex. 希望與會者能建立”多少”新的人脈?
- Attainable:必須是可以達到的
- Realistic:必須符合現實
- Time:時間必須定義
Destination Marketing
聽起來很酷炫的名詞,但其實也就是Marketing的概念商品換成你要行銷的地點。重點不外乎找到該地的USP(unique selling point),找到它的不可取代性。行銷時重點還是Content,可供參考的checklist:
- hard facts covered? (地理位置、交通便捷、各種旅館...)
- 如何將features轉換為benefits → Features tell, benefits sell.
- USP
- creativity
- Emotions
心得
之前好友 謝宗廷 (Danny Hsieh)學長和我分享,一個領域的學問就像是一個語言,當我能夠了解其中道理,自然能夠用它來拼湊出數於我自己的語言。我想認識MICE產業對我而言也是在認識一個新的語言。我今年夏天有幸有機會以一個更為概觀的角度去認識這個產業,當然也看見了這個產業其中的辛苦。但與其去探討這個狀況的本質,到不如去探討它目前的處境,而我看到的是一群人為著他們的理念與價值,以燃燒著生命的熱情,做著他們最喜歡的事;我看到的是他們辛勤汗水和永不倦怠的笑容背後,那個堅毅不催的活動魂。