改善會議設計
來自歐洲各地的會議籌辦者及產業供應者,在希爾頓康拉德阿爾加維的首屆連結會議中,參與了一場關於改善會議設計的互動式課程。這場討論是由MindMeeting共同創辦人Mike van der Vijver所帶領的,他不僅是Mind Meeting的首席顧問,本身也是專業的會議設計師。與會者分組進行,提出他們在過去面臨的挑戰;此活動目的是Mike將幫助與會者改善他們的會議議程。
最初的主題包括有:如何應付粗暴的與會者、有問題的高階主管及意外的發生。然而,這些都跟規劃或設計沒有太多關聯,與現場的應變處理比較相關,所以不太適合做為討論範例。好的策劃是要減少錯誤的人出現的風險,但這並不一定能幫忙為意外做準備。在這些情況下重要的是,參與者依舊對活動的核心有反應。人們都喜歡清楚明瞭,但要避免內建反應的狀態;最初及主動的反應才是讓會議走在正軌、成功的主因。
學習重點
- 如果意外情況發生,避免用預設的直覺反應
- 讓緊急應變計畫公開且清楚
協助講者準備
然而,有一個大多與會者都遇到的困擾,就是無聊且沒效果的講者。「我討厭講者一直看者講稿照本宣科,而簡報內容非常無聊。」其中一個與會者這麼說。Mike回答說這是非常典型的案例,會議設計的介入是非常必要的。如果會議必須邀請一個不優秀的講者,那就必須事先避免負面影響。「你必須代替講者去問到什麼才是最有效的方式去傳達他們的內容。尋找可行的替代方案,別叫講者做它們無法做到的事,但你可建議離開他舒適圈一些些的事。舉例來說,單調的講者可以預錄演講內容,並進行編輯,以放大演說的效果;然後現場進行與觀眾互動的問答。」這只是眾多案例中的一個。因此,提前了解內容是最能找到適合傳達其演說的方法。專注於內容如何被架構,及與會者如何與之互動。
學習重點
- 為獨角戲的講者提出引人注目的替代方案
更上一層樓
在這次課程中提出最有趣的問題之一大概是如何改善已經很完整也很成功的會議。有一名與會者分享了一個例子,有個歷史悠久的活動即使其內容模式已經好久沒有改變過,但每次還是高朋滿座。另一名與會者則分享了一個近期在英格蘭北部的會議,是關於旅遊社與其供應商的。主辦單位提供的一切幾乎都是事先詢問過的,大多是傳統大會活動及速配會議;且收到了非常正面的評價。
雖然Mike van der Vijver讚許主辦單位的成功,但他也強調這兩個活動都還有進步的可能。舉例來說,會議設計師會立刻認知到在北英格蘭的那場活動,並沒有任何體驗式的內容。「人們只對有情緒反應的事物印象深刻」他解釋道,「任何一個人與他人的互動一定會因為有情感反應,才會增強腦中的記憶。因此,觸發人們的情緒就變得至關重要。」他說,「人們在最後對該會議很滿意,並不代表他們獲得了最大的效益。」
然而,建議會議籌辦者不要自滿於現況,也要避免慣性制約的情況發生,因為他們似乎都能經得起考驗。採用實驗性的方式,通常都能確認要朝向何處發展。「會議籌辦者不應該害怕改變或風險,」Mike說,「利用這樣的方式,你會發現什麼需要改善。你必須問自己:我希望與會者感受到什麼,該如何呈現、如何傳達這些體驗。」
學習重點
結構良好的設計方法可以創造更好的會議
完全真實的切身體驗
在現在全球的商業環境中,在一個空間中有來自四個世代的與會代表並不常見。因此,會議籌辦者該如何塑造一個適合每一個人的體驗?許多方法可以用,然而,有一個對千禧世代(或更年輕的)的誤解:沉迷於科技。其實這誤導了大家,Mike說。有一個德國研究機構 – 弗勞恩霍夫研究所的研究發現了年輕一代希望什麼樣的會議。出乎意料之外的是沒有人提到科技。「對於他們而言,科技很普通。當然,他們想要用智慧型手機或應用程式來跟他們的社群溝通或分享。但,它們究竟在分享什麼?那就是:經驗。人們想分享情感。他們現在處於體驗經濟,年輕人並不想坐在那花三個小時聽一個人說自己什麼都知道。」他說。但其實老一輩的也不想。人們只想要真實的體驗。
學習重點
- 情感創造記憶
- 創造並分享經驗
Mike舉了個人的例子:幾年前他幫一個荷蘭政府的醫療部門規劃會議,是關於老人健保。會議目的要為政府健保列出優先次序。「在會議中,我們邀請了一團四重奏,每個表演者都75歲以上了。在計分台的旁邊堆著所有表演者所服用的全部藥物。他創造了與會者與會議內容間最真實的連結,為討論提供了真實生活的樣貌。」
Mike稱這個活動是會議的心臟與靈魂。採取綜合方法來看待會議活動,籌辦者才能在更深的層面上連結起每一位與會者,這也會讓他們與彼此間享受更有價值的情感連結。
學習重點
- 用情感將會議的內容與成果連結起來
原文出處:eventgenioso.com/the-key-facts-of-meeting-design/
來自歐洲各地的會議籌辦者及產業供應者,在希爾頓康拉德阿爾加維的首屆連結會議中,參與了一場關於改善會議設計的互動式課程。這場討論是由MindMeeting共同創辦人Mike van der Vijver所帶領的,他不僅是Mind Meeting的首席顧問,本身也是專業的會議設計師。與會者分組進行,提出他們在過去面臨的挑戰;此活動目的是Mike將幫助與會者改善他們的會議議程。
最初的主題包括有:如何應付粗暴的與會者、有問題的高階主管及意外的發生。然而,這些都跟規劃或設計沒有太多關聯,與現場的應變處理比較相關,所以不太適合做為討論範例。好的策劃是要減少錯誤的人出現的風險,但這並不一定能幫忙為意外做準備。在這些情況下重要的是,參與者依舊對活動的核心有反應。人們都喜歡清楚明瞭,但要避免內建反應的狀態;最初及主動的反應才是讓會議走在正軌、成功的主因。
學習重點
- 如果意外情況發生,避免用預設的直覺反應
- 讓緊急應變計畫公開且清楚
協助講者準備
然而,有一個大多與會者都遇到的困擾,就是無聊且沒效果的講者。「我討厭講者一直看者講稿照本宣科,而簡報內容非常無聊。」其中一個與會者這麼說。Mike回答說這是非常典型的案例,會議設計的介入是非常必要的。如果會議必須邀請一個不優秀的講者,那就必須事先避免負面影響。「你必須代替講者去問到什麼才是最有效的方式去傳達他們的內容。尋找可行的替代方案,別叫講者做它們無法做到的事,但你可建議離開他舒適圈一些些的事。舉例來說,單調的講者可以預錄演講內容,並進行編輯,以放大演說的效果;然後現場進行與觀眾互動的問答。」這只是眾多案例中的一個。因此,提前了解內容是最能找到適合傳達其演說的方法。專注於內容如何被架構,及與會者如何與之互動。
學習重點
- 為獨角戲的講者提出引人注目的替代方案
更上一層樓
在這次課程中提出最有趣的問題之一大概是如何改善已經很完整也很成功的會議。有一名與會者分享了一個例子,有個歷史悠久的活動即使其內容模式已經好久沒有改變過,但每次還是高朋滿座。另一名與會者則分享了一個近期在英格蘭北部的會議,是關於旅遊社與其供應商的。主辦單位提供的一切幾乎都是事先詢問過的,大多是傳統大會活動及速配會議;且收到了非常正面的評價。
雖然Mike van der Vijver讚許主辦單位的成功,但他也強調這兩個活動都還有進步的可能。舉例來說,會議設計師會立刻認知到在北英格蘭的那場活動,並沒有任何體驗式的內容。「人們只對有情緒反應的事物印象深刻」他解釋道,「任何一個人與他人的互動一定會因為有情感反應,才會增強腦中的記憶。因此,觸發人們的情緒就變得至關重要。」他說,「人們在最後對該會議很滿意,並不代表他們獲得了最大的效益。」
然而,建議會議籌辦者不要自滿於現況,也要避免慣性制約的情況發生,因為他們似乎都能經得起考驗。採用實驗性的方式,通常都能確認要朝向何處發展。「會議籌辦者不應該害怕改變或風險,」Mike說,「利用這樣的方式,你會發現什麼需要改善。你必須問自己:我希望與會者感受到什麼,該如何呈現、如何傳達這些體驗。」
學習重點
結構良好的設計方法可以創造更好的會議
完全真實的切身體驗
在現在全球的商業環境中,在一個空間中有來自四個世代的與會代表並不常見。因此,會議籌辦者該如何塑造一個適合每一個人的體驗?許多方法可以用,然而,有一個對千禧世代(或更年輕的)的誤解:沉迷於科技。其實這誤導了大家,Mike說。有一個德國研究機構 – 弗勞恩霍夫研究所的研究發現了年輕一代希望什麼樣的會議。出乎意料之外的是沒有人提到科技。「對於他們而言,科技很普通。當然,他們想要用智慧型手機或應用程式來跟他們的社群溝通或分享。但,它們究竟在分享什麼?那就是:經驗。人們想分享情感。他們現在處於體驗經濟,年輕人並不想坐在那花三個小時聽一個人說自己什麼都知道。」他說。但其實老一輩的也不想。人們只想要真實的體驗。
學習重點
- 情感創造記憶
- 創造並分享經驗
Mike舉了個人的例子:幾年前他幫一個荷蘭政府的醫療部門規劃會議,是關於老人健保。會議目的要為政府健保列出優先次序。「在會議中,我們邀請了一團四重奏,每個表演者都75歲以上了。在計分台的旁邊堆著所有表演者所服用的全部藥物。他創造了與會者與會議內容間最真實的連結,為討論提供了真實生活的樣貌。」
Mike稱這個活動是會議的心臟與靈魂。採取綜合方法來看待會議活動,籌辦者才能在更深的層面上連結起每一位與會者,這也會讓他們與彼此間享受更有價值的情感連結。
學習重點
- 用情感將會議的內容與成果連結起來
原文出處:eventgenioso.com/the-key-facts-of-meeting-design/